Példány sorszám:

A HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0040/1.0

„Sebészeti gyakorlati alap- és szakképzési rendszer”

projekt minőségirányítási rendszere

Az összeállítást készítette:         Dr. Németh Norbert

                                               a projekt minőségirányítási megbízottja

                                               a DE OEC Sebészeti Műtéttani Tanszék

Minőségirányítási Csoport (MICS) vezetője

Az összeállítást irányította:        Prof. Dr. Mikó Irén

                                                a DE OEC Sebészeti Műtéttani Tanszék tanszékvezetője

                                               projektmenedzser

Átvizsgálta:                              Dr. Takács E. Ildikó

                                               a DE OEC Sebészeti Műtéttani Tanszék

Minőségirányítási Csoport műszerfelelőse

Jóváhagyta:                              Prof. Dr. Boros Mihály

SZTE ÁOK Sebészeti Műtéttani Intézet vezetője

konzorciumvezető

1. Cél

Jelen minőségirányítási működési rend a HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0040/1.0 „Sebészeti gyakorlati alap- és szakképzési rendszer” projekt szakmai, oktatási, műszaki, gazdasági, és az ezeket támogató és irányító tevékenységeket írja le és szabályozza.

2. Alkalmazási terület

A minőségirányítási működési rend érvényes a konzorciumot alkotó Szegedi Tudományegyetem Szent-Györgyi Albert Orvos- és Gyógyszerésztudományi Centrum, Általános Orvostudományi Kar, Sebészeti Műtéttani Intézet, a Pécsi Tudományegyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum, Általános Orvostudományi Kar, Sebészeti Oktató és Kutató Intézet valamint a Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum, Általános Orvostudományi Kar, Sebészeti Műtéttani Tanszék a projektben meghatározott tevékenységek során érintett részlegeire és a projektben résztvevő valamennyi megbízott munkatársra.

3. Hivatkozások

-         A HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0040/1.0 projekt támogatási szerződése

-         MR 001.SM „A DE OEC Sebészeti Műtéttani Tanszék Működési rendje”

4. A projekt működési rendje

4.1. Felelősségi körök

Pályázati céloknak megfelelő tevékenységek elvégzését az intézet/tanszék projektmenedzsere és a konzorciumvezető felügyeli.

A konzorciumvezető, projektmenedzserek, oktatók, adminisztratív/gazdasági feladatokat ellátók, szakasszisztensek és a speciálisan képzett munkaerők felelősségi- és feladatkörei a támogatási szerződésben foglaltak alapján kerülnek meghatározásra.

4.2. Aláírási jogosultságok

Aláírási jogosultsággal a projekt támogatási szerződésében meghatározottak alapján a projektmenedzserek és a konzorciumvezető rendelkezik. A projektmenedzser távolléte esetére aláírási jogosultságot rendelhet el a megfelelő meghatalmazás és aláírási címpéldány megléte mellett.

4.3. Feladatok meghatározása

A projekt rendszeres megbeszélésein elhangzottak alapján készült, a konzorciumvezető által jóváhagyott jegyzőkönyvekben foglaltak alapján, valamint az ezen alapuló rendszeres intézeti/tanszéki megbeszélések és/vagy oktatási továbbképzések alapján, melyekről jegyzőkönyvek és jelenléti ívek készülnek, az intézet/tanszék működési rendjének megfelelően (Működési Rend).

Az elvégzett feladatokat minden résztvevő önállóan vezeti, munkájáról saját jegyzőkönyvet, a projekt feladatainak elvégzésének megfelelően jelenléti ívet vezet. E dokumentumok havi összesítésre kerülnek. A valóságnak megfelelő jegyzőkönyveket és jelenléti íveket a projektmenedzser igazolja le.

4.4. Az elfogadás kritériumai

A meghatározott határidőre a megadott feladat maradéktalan teljesítése, az ezeket igazoló dokumentáció hitelessége (dátum, aláírás) és teljessége.

4.5. Az értékelés folyamata

A részfeladatokért felelős összeállítja a dokumentumokat, kivonatos jelentésben értékeli, melyet az intézeti/tanszéki projekt-megbeszéléseken a projektmenedzser irányításával összesítnek, az értékelést a projektmenedzser véglegesíti és hagyja jóvá, majd továbbítja a konzorciumvezető felé.

A projekt mérföldköveinek megfelelően az elkészített anyagokat, dokumentumokat, valamint előrehaladási jelentéseihez és beszámolóihoz a dokumentációk konzorciumi tagonkénti előkészítése után azt a szegedi intézetbe kell juttatni a konzorciumvezető által megadott határidőre.

4.5.1. Az önértékelés módja

Oktatói vélemények, év végi önértékelő jelentések, az elvégzett feladatok jegyzékének felülvizsgálatából és értékeléséből áll.

4.5.2. Indikátorok követése, dokumentálása

A felelősségi köröknek megfelelően az oktatói, adminisztrátori, gazdasági, szakasszisztensi valamint a speciálisan képzett munkaerők részéről a projektben meghatározott indikátorok naprakész követése és dokumentálása előírt feladat.

-   Hallgatói teljesítményt igazoló dokumentumok rendszerezett gyűjtése, összesítése, a projekt részére való bocsátása.

-   Kiadott igazolások, tanfolyamok elvégzését igazoló dokumentumok őrzése, a projekt részére való bocsátása.

-   Rezidensi képzési, szakorvosjelölti-, szakorvos továbbképzési modulokban résztvevők véleményeinek gyűjtése.

-   Az indikátorok a projekt és az oktatási kerekasztalokon, megbeszéléseken meghatározottak alapján kiegészülhet.

4.5.3. Adatforrások

-         pénzforgalom, teljesítmények, keretnyilvántartás, havi keretkimutatás az intézményi Pénzügyi/Finanszírozási Osztály felől

-         az intézet/tanszék gondnoka által naprakészen vezetett nyilvántartások, melyek alapján folyamatos költségellenőrzés

-         aktuális hallgatói létszám, gyakorlati órák száma, ezek alapján állatszám és oktatástechnikai modell igény

-         beszállító cégek folyamatosan aktualizált árajánlatai

-         készletek mennyisége, szintje

-         a gyakorlati tematikáknak megfelelő egyéb költségek (anyagigény, mosatás, veszélyes hulladék, munkaerő szükséglet) meghatározása

-         mutató értékű hallgatói elégedettség vizsgálat központi eredményei (Dékáni Hivatal, Tanulmányi Osztály)

-         az intézet/tanszék által kért hallgatói mutató értékű visszajelzések az adott oktatási modulok végén

-         a minőségirányítási rendszer munkafolyamatoknak megfelelő előírt dokumentációi, folyamatos minőségjavítás mutatói

-         mutató értékű munkatársi elégedettségi vizsgálat központi és intézeti/tanszéki eredményei

-         oktatók, oktatásban részvevő munkatársak szakmai-, minőségügyi továbbképzései, ezek száma, időtartama, eredménye

-         a projektek aktuális pénzügyi, szakmai adatai

4.6. A projekt gazdasági elszámolásának menete, a gazdasági dokumentumok beérkezésének, leigazolásának rendje

A projektre vonatkozó támogatási szerződésben foglalt kereteknek és céloknak megfelelően kerül felhasználásra a támogatási összeg.

Az intézet/tanszék pénzügyi kereteitől elkülönülten külön pénzügyi keret alapján történik a kezelése, gazdasági nyilvántartása, illetve a teljes körű levelezés és dokumentáció a projekt elkülönített dossziéiban kerül lefűzésre.

A projekt költségvetésében a támogatási szerződésben meghatározottan személyi jellegű kifizetések és beruházások (eszközbeszerzés, szakmai szolgáltatás igénybevétele) szerepelnek.

A gazdasági elszámolások vonatkozásában az intézményi pénzügyi, gazdasági előírások és elszámolási rend érvényes. A projekt elszámolására a Pályázati Iroda által meghatározott követelmények érvényesek.

4.6.1. A pénzügyi elszámolás menete

4.6.1.1. Személyi jellegű kifizetések esetén

A projekt megvalósításában résztvevő munkatársakkal 2 évre szóló keretszerződés lett kötve. Az abban, ütemtervszerűen meghatározott feladatok teljesítését a projektmenedzser esetében az egyetem Rektora vagy megbízásával a Kar Dékánja, a projekt egyéb résztvevőinél a projektmenedzser igazolja 4 példányban. A megbízási díjak kifizetéséhez szükséges nyilatkozatok a projekt elkülönített pénzügyi keretének kezelőjéhez kerülnek, aki ezt ellenjegyzi és a munkaügyi- ill. bérügyi osztály illetékesei felé továbbítja. Ellenjegyzés után a Tanszékre 2 példányban kerül vissza – az egyik a projekt jelentéseihez, beszámolóihoz, elszámoláshoz, a másik az irattárba kerül.

4.6.1.2. Beruházások esetén

- Eszközbeszerzés

Az intézet/tanszék 100.000.- Ft alatti megrendeléseket kezdeményezhet – amennyiben a támogatási szerződés meghatározott pontja ezt biztosítja – ez lehet készpénzes vásárlás házipénztárból vagy átutalásos számlára történő beszerzés. Az értékhatár feletti és a közbeszerzési eljárás tárgykörébe tartozó beszerzéseket a konzorciumban lévő egyetem Kereskedelmi Osztályán keresztül lehet bonyolítani. Amennyiben közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, ezt a Kereskedelmi Osztály felé kell kezdeményezni az ajánlatok elbírálásához szükséges szempontok megadásával. Az eljárást a Kereskedelmi Osztályon folytatják, de a beérkező ajánlatokat az intézet/tanszék a projektben is megjelölt illetékes munkatársainak is értékelnie kell. Az ajánlattételi felhívásban szereplő szempontok alapján a legmegfelelőbb ajánlattevővel szerződést köt a Kereskedelmi Osztály.

Az intézetbe/tanszékre beérkező számlát – pénzügyi kifizetésének jogosságát – a projektmenedzser leigazolja, ezután a konzorciumban lévő egyetem Pénzügyi Osztályán iktatják és ismét az intézetbe/tanszékre kerül. A számlán szereplő kis- vagy nagy értékű tárgyi eszköz bevételezése után a projekt intézményi pénzügyi keretkezelője továbbítja kifizetés céljából.

- Szakmai szolgáltatás igénybevétele esetén

A közbeszerzési törvényben meghatározott értékhatár nettó 2 millió Ft.  Efölött közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges a Kereskedelmi Osztállyal a Közbeszerzési Törvény előírásainak megfelelően. Az elvégzett munka teljesítését, illetve az ez alapján kiállított számlát a projektmenedzser/konzorciumvezető – távollétében meghatalmazottja – igazolja. A 4 példányban kiállított teljesítési igazolást a projekt elkülönített pénzügyi keretének kezelője ellenjegyzi és továbbítja az illetékesek felé.

A szükséges eszközök és szolgáltatások szállítóit a gazdasági megbízott az alább megadott szempontok szerint értékeli: beszerzési ár, az eszköz/áru/szolgáltatás minősége, kedvezmények, garanciavállalás, szervizháttér, szállítási határidő.

Az egyetem által kijelölt pénzügyi keretkezelő küldi meg az intézet/tanszék felé a kifizetéseket igazoló bankszámlakivonatok hitelesített másolatait. A számlák, pénzügyi dokumentumok irattárózása, nyilvántartása a gazdasági oktatásszervező feladata. A számlák, egyéb pénzügyi jellegű iratok a szükséges mellékletekkel költségsoronként vannak lefűzve.

4.7. Az oktatási célú műtő egységek működése

A műtőtraktus területén folyó oktató tevékenységek szabályzása annak érdekében történik, hogy az ott végzendő tevékenységek a legszigorúbb műtői szabályoknak megfelelően, valamint mind az ott lévő személyek, mind a kísérleti állatok számára – a hatályos Állatvédelmi Törvény és a kapcsolódó kormányrendeletek előírása szerint – biztonságosan történjenek. A munka összehangolt legyen, illetve a különféle beavatkozások feltételei adottak legyenek a magas szakmai és minőségi színvonalú oktatói feladatok teljesítéséhez.

A műtéti traktus feladatainak ellátását, munkamenetét, az intézet/tanszék műtői szakmai rendje szabályozza.

4.8. Képzési tevékenységek

4.8.1. A képzés szervezése

A projektmenedzserek által meghatározott időrendi beosztásban kerülnek meghirdetésre a projekt keretén belüli oktatási modulok. A modulok lebonyolításában résztvevők beosztását a projektmenedzser jelöli ki a 4.1. és 4.3. pontok szerint. A soron következő oktatási modult megelőző héten oktatási értekezlet keretében történik a feladatok megbeszélése. Ennek alapján az adott modulra, hétre vonatkozólag táblázat formájában rögzítésre kerül az oktatás helye, ideje, tematikája és az előadók/oktatók személye. A gyakorlatok előkészítését az erre a feladatra kijelölt személy(ek) végzi(k).

A gyakorlatok teljesítésének ellenőrzését az erre a feladatra kijelölt oktató(k) végzi(k), aki(k) a modul végéig értesíti(k) a projektmenedzsert azokról a résztvevőkről/hallgatókról, akik nem teljesítették a gyakorlati képzés követelményeit.

A kijelölt oktató(k) modult teljesítő hallgatók/rezidensek leckekönyvét aláírásra előkészíti(k) – dátum beírása. A projektmenedzser illetve a kurzus koordinátorai a leckekönyvet aláírják.

4.8.2. Posztgraduális képzés

Az intézet/tanszék az intézményi posztgraduális képzési szabályainak megfelelően akkreditált kurzusával és moduljával végzi ilyen irányú tevékenységet.

4.8.2.1. Ph.D. képzés

Az intézet/tanszék minősített oktatókat akkreditál az egyetem szakmailag illetékes doktori programjaiba, akik szakmai tanfolyamokat tartanak illetve Ph.D. témákat vezetnek. A tanfolyamok meghirdetése az intézményi Doktori Tanács által előírt módon történik.

4.8.2.2. Rezidens/szakorvos képzés

A szakorvos képzés az intézmények által előírt keretek között folyik.

A műtéttani intézetek/tanszék részt vesz a legtöbb olyan szakma szakorvosi képzésében, amelyekhez sebészeti műtéttani törzsanyag elsajátítása szükséges, melyet miniszteri rendelet szabályoz (az Egészségügyi Miniszter 73/1999.(VIII. 13.) sz. folyamatos továbbképzéséről szóló rendelete). Az adott szakmák rezidensei részére az intézet/tanszék a projekt keretében kialakított egységes 3 hetes kötelező törzsanyag képzést tart előadások és gyakorlatok formájában az általános műtéttan, a laparoszkópos sebészet és a mikrosebészet tárgykörében.

A rezidensképzés időpontját, helyét, tematikáját, a felkért előadók és a tutorok/mentorok személyét az intézetvezetők/tanszékvezető határozza meg a  konzorciumban résztvevő egyetemek szakorvosképzési koordinátoraival egyetértésben.

Az időpont ismeretében a tanfolyam szervezését – értesítések, jelentkezési lapok begyűjtése – a konzorciumi egyetemek Szak- és Továbbképző Központ végzi.

Az intézet/tanszék részéről a törzsképzés előkészítését, adminisztrációját, a szükséges levelezések bonyolítását az erre kijelölt oktató végzi.

A törzsképzés során a rezidensek a tutorok és mentorok szakmai irányításával elsajátítják, illetve átismétlik az alapvető sebészi beavatkozásokat, továbbá sebészi oktatástechnikai modelleken és kísérleti állatokon elsajátítanak és begyakorolnak bizonyos műtéteket, melyeket a rezidens leendő szakképesítésének megfelelően a felkért szakirányú gyakorlatvezetők irányításával, speciális beavatkozásokkal is kiegészít a tanszék.

Az oktatás és a műtétek technikai előkészítését az erre a feladatra kijelölt személy(ek) végzi(k).

Az írásbeli számonkérés – tesztvizsga – kérdéseinek összeállítását a szakorvosképzés koordinátorával és az intézet/tanszékvezetővel történt megbeszélés alapján az erre a feladatra kijelölt oktató(k) végzi(k) a projekt egységesített rendszerében.

A vizsga során az oktatói felügyeletnek és dolgozatjavításnak a szervezését az erre a feladatra kijelölt oktató(k) végzi(k).

A rezidensi törzsképzés érdemjegy formájában történő minősítését a három hetes tanfolyam ideje alatt tanúsított aktivitás, manuális készségek, elméleti felkészültség, valamint a tesztvizsga eredményének figyelembe vételével a szakorvosképzés koordinátora a tutorok és mentorok véleményét meghallgatva határozza meg.

A rezidensek gyakorlatait a tutorok, mentorok igazolják le a leckekönyvbe a megfelelő módon bevezetve és aláírással hitelesítve. A tutori, mentori feladatok elvégzését az intézet/tanszék szakképzési felelőse adminisztrálja és küldi el az egyetem Szak- és Továbbképzési Központjába.

4.8.2.3. Kötelező folyamatos orvostovábbképzés tanfolyamai

A továbbképzési pontok elméleti képzésben történő megszerzéséhez az intézet/tanszék  akkreditált tanfolyamot biztosít.

A tanfolyamok akkreditálása évente kétszer (adott év január 15. és július 15.) történik az erre a célra szerkesztett program kitöltésével és az egyetem felé történő benyújtásával. Az egyetemek által meghirdetett továbbképzések szervezését a Szak- és Továbbképzési Központok végzi, majd a jelentkező névsorát megküldi az intézet/tanszék részére.

Az akkreditálás adminisztratív teendőit az intézet/tanszékvezető által erre kijelölt oktató végzi. Az intézet/tanszék részéről a tanfolyamok előkészítését, szervezését, adminisztrációját az erre kijelölt oktató(k) végzi(k).

A tanfolyam során a résztvevők az intézet/tanszék oktatói valamint meghívott előadók szakmai irányításával előadásokat hallgatnak és műtői gyakorlatot végeznek.

Az oktatás és a műtétek technikai előkészítését az erre a feladatra kijelölt személy(ek) végzi(k).

Amennyiben a tanfolyam vizsgával zárul, az írásbeli számonkérés – tesztvizsga – kérdéseinek összeállítását, valamint a gyakorlati számonkérés szempontjainak meghatározását a konzorciumvezető irányítása szerint az intézet/tanszékvezetőkkel és az adott tanfolyam koordinátoraival történt megbeszélés alapján az erre a feladatra kijelölt oktató(k) végzi(k).

Az írásbeli vizsga során az oktatói felügyeletnek és dolgozatjavításnak a szervezését az erre a feladatra kijelölt oktató(k) végzi(k).

A tanfolyam végén a részvételről történő igazolás kiadása a részvétel, illetve ha vizsgával zárul a tanfolyam, a vizsga eredményének figyelembe vételével történik. Az igazolást az intézet/tanszékvezető és a tanfolyam akkreditált koordinátora együttesen adja ki.

4.8.3. Munkatársak képzése

4.8.3.1. Oktatás

Munkavédelmi oktatás

A munkavédelmi oktatásokat az intézményi Munkavédelmi Szabályzat előírásainak megfelelően kell megtartani. Felelőse az intézeti/tanszéki munkavédelmi megbízott.

Tűzvédelmi oktatás

A tűzvédelem oktatása az intézményi Tűzvédelmi Szabályzat előírásainak megfelelően történik a tűzvédelmi vezető által összeállított tematika alapján. Felelős az intézeti/tanszéki tűzvédelmi megbízott.

Minőségügyi oktatás

Minőségirányítással kapcsolatos oktatásban minden munkatársat részesíteni kell. Az intézeti/tanszéki oktatásokat az erre kijelölt személy, illetve a MICS (Minőségirányítási Csoport) vezető éves tematika szerint végzi.

4.8.3.2. Szakmai továbbképzések

Diplomások számára

Az orvosok és egyéb diplomások kötelező folyamatos szakmai továbbképzését az idevonatkozó intézményi leírások szabályozzák.

Szakdolgozók számára

A szakasszisztensek működési nyilvántartása az intézményi szabályzatokban és utasításokban leírtaknak megfelelően történik. A beiskolázásokra és továbbképzésekre vonatkozólag a részlegvezetők javaslata alapján a projektmenedzser intézet/tanszékvezető készít tervet. Belső rendszeres továbbképzést is tarthat az intézet/tanszék az új módszerek, eljárások, műtői és állatházi rendszabályok témakörében.

4.9. Higiénés tevékenység

Az intézet/tanszék egyes tevékenységére jellemző a munka jellegéből adódó fertőzésveszély.

Általános rendszabályok

-         A műtő, labor, állattartó helyiségekben csak az előírt védőruhában (maszkban, köpenyben, műtős sapkában védőcipőben) szabad dolgozni, illetve tartózkodni, a munkaruhát tilos hazavinni, otthon mosni.

-         Étkezni csak a személyzeti pihenőben szabad.

-         Műtőtraktusban, laboratóriumban, állatházban biztosított a kézfertőtlenítés lehetősége, az intézményi aktuális munkautasításban ajánlott fertőtlenítőszerek listájában megengedett kézfertőtlenítő szerek közül valamelyik használandó.

-         A higiénikus főorvos által javasolt fertőtlenítő szerek időnkénti változtatását be kell tartani.

-         A műtő- és munkaasztalokat munka után, illetve munkafázisok között az intézményi szintű utasításoknak és az intézeti/tanszéki előírásokban felsorolt területfertőtlenítő szerekkel a leírt módon kell fertőtleníteni.

-         Műtő területén a gumikesztyű használata kötelező, állatok kezelésénél legyen védőkesztyű.

Fertőzött eszközök kezelése

Egyszer használatos eszközök újból nem használhatóak, veszélyes hulladékgyűjtőbe kell tenni. A munka során keletkezett veszélyes hulladék kezelése az intézményi szabályzatok rendelkezései irányadóak.

A takarítás rendje

-         A takarítás rendjét az intézeti/tanszéki rend szabályozza.

-         A takarítást és a kísérleti eszközök mosogatását a kisegítő és a műtős személyzet váltott beosztásban végzi.

-         A dolgozószobákban, irodákban használatos takarító eszközöket elkülönítetten kell kezelni csak a labor, csak a műtő- illetve csak az állatkísérletes traktusban használtaktól.

-         Naponta végzendő a munkaasztalok fertőtlenítése, ami az egyes munkahelyekre beosztott szakasszisztens feladata, valamint a fertőtlenítő felmosás, ami az speciálisan képzett állatfelügyelők/takarítók feladata.

-         Műtő- és állatkísérletes traktus, hetente egyszer nagytakarítást kell végezni, amely kiterjed a csempe és a berendezések felületének fertőtlenítésére, ez az állatfelügyelők/takarítók feladata, valamint speciális munkaeszközök fertőtlenítésére, ami az asszisztensek feladata a releváns munkautasításban, folyamatleírásban megadott részletes leírás illetve a higiénés felelős kifüggesztett útmutatásai  alapján.

-         A takarítások elvégzését és időpontját az erre a célra alkalmazott forma nyomtatványokon az állatfelügyelők/takarítók/műtőszemélyzet dokumentálják. A megbízott higiénés vezető a tisztaságot, a fertőtlenítést, és a dokumentálást ellenőrzi.

4.10. Berendezések, eszközök - mérőeszközök, épületek karbantartása

A berendezések és épületek karbantartására vonatkozóan az intézményi szintű szabályzatok előírásai az irányadóak.

Az épületet, vagy berendezési tárgyakat érintő meghibásodást a részlegek a gazdasági megbízottnak, vagy az intézet gondnokának jelzik, aki lehetőségeihez mérten az intézet hozzáértő alkalmazottja révén elhárítja a hibát, vagy a megadott műszaki igénylő lapon a javítást megigényli.

A munka elvégzését a hiba keletkezési helyén a felelős vezető ellenőrzi, a munkát leigazolja.

Nagy műszerek karbantartását és javítását a gyártó cég által megjelölt szerviz végzi illetve átalánydíjas karbantartási szerződések vannak, pl. autoklávok stb. esetében.

A meghibásodásokat a felhasználók telefonon jelzik, 100.000 Ft-ot meghaladó javítási költség esetén a megrendelést az intézetvezető írásban is kezdeményezi az egyetem Műszaki Osztálya felé.

A mérőeszközök kezelésére vonatkozólag az idevonatkozó intézményi szabályzatok, folyamatleírások előírásai az irányadóak. Az intézetben/tanszéken a mérőeszközök nyilvántartásáért, üzemképes állapotban tartásáért, ellenőrzéséért, s az ezekhez kapcsolódó dokumentáció fenntartásáért az intézeti/tanszéki szakasszisztens(ek) / alleltár kezelők felelősek.

Minden mérőeszközt azonosító számmal és felügyeleti státuszától függően „H”: hitelesített, „K”: kalibrált, vagy „T”: tájékoztató jellegű jelzéssel ellátni. A mérőeszközök nyilvántartását egyedi nyilvántartó lapokon és összesített formában az intézeti/tanszéki mérőeszköz felelős folyamatosan aktualizálja. Az összesített nyilvántartás egyben kalibrálási / hitelesítési terv is.

A meghibásodott készülékeket, eszközöket használaton kívül kell helyezni, a javítás megtörténtéig az eszközt feltűnő „HASZNÁLATON KÍVÜL” jelzéssel ellátni. Minden mérőeszközt a felhasználója köteles az előírásoknak megfelelően használni, megóvni, tisztán tartani, a meghibásodást az intézet/tanszék gondnokának jelezni.

4.11. Tárolás

A raktározásra vonatkozó szabályozást az intézményi szabályzatok, leírások tartalmazzák.

A beérkezett áruk nyilvántartása a gondnok feladata. A beérkező árut az egyes egységekben, az ezzel a feladattal megbízott munkatárs a szállítólevél alapján azonosítja, majd aláírásával igazolja. A szállítólevelet és a számlát a gazdasági megbízotthoz eljuttatja.

Az árut fajtájának megfelelően a reszortfelelősök helyezik el a megfelelő raktárhelyiségben illetve figyelik a szavatossági időket.

Lejárt szavatosságú vegyszerek, reagensek részben megsemmisítésre kerülnek, részben gyakorlati oktatás során a hallgatóknak rendelkezésére bocsátja gyakorlás céljából. A tanszék az ilyen terméket „KIZÁRÓLAG OKTATÁSI, BEMUTATÁSI CÉLRA HASZNÁLHATÓ” megjelöléssel elkülönítve tárolja.

Szennyes munkaruha raktározásra nem kerül, mert a szennyes ruháknak heti egy alkalommal történik az összegyűjtése, amikor az már elszállításra is kerül. A műtős textil, műtős védőruházat (zsilip öltözet) naponta kerül gyűjtésre és elszállításra. Ez a folyamat a szállításról szóló bekezdésben részletezésre kerül. A tiszta ruhára ugyan ez vonatkozik, a tartalék tiszta ruhát a gondnok illetve az ezzel megbízott alleltár kezelő külön szekrényben tárolja.

A leltárnyilvántartás vezetése, eszközök bevételezése, selejtezése, elfekvő raktárba való leadása és az év végi leltár elkészítése a tanszék gondnokának a feladata, amelyet az intézményi szintű folyamatleírás előírásai alapján végez.

A szennyes védőruha szállítását hetente egy alkalommal a részlegekről a tanszék központi épületébe az eljáró végzi, megszámolja, majd a mosoda szennyes szállító konténerébe rakja, onnan a mosoda kocsija viszi el a mosodába. A tiszta ruha szállítása az adott egyetemek erre vonatkozó szabályai és rendszere szerint történik. A szennyes műtős védőruha naponta kerül gyűjtésre és szállításra. A mosatást a tanszék eljáró munkatársa az igénylőlapon rendeli.

A gázpalackok szállítása a gondnok által bejelentett igény alapján központilag történik. A palackokat a szállítók az épület előtt lerakják, illetve veszik fel a kirakott üres palackokat, onnan az intézet ezzel a feladattal megbízott munkatársa szállítja a tároló helyre. A palackok tárolása külön helyiségekben történik.

A veszélyes hulladékok tárolására szolgáló gyűjtőedényeket a gondnok a központi raktárból igényli. A műtő- és állattartó traktusban, laboratóriumi helyiségekben keletkezett veszélyes hulladékok csak erre a célra használt veszélyes hulladék tárolókba kerülnek, ezeket a mosogatóba beosztott munkatárs teszi a veszélyes hulladék gyűjtő tartályba és lezárva naponta kirakja a begyűjtő helyre, ahonnan az elszállítás központilag történik a Veszélyes hulladékkezelési szabályzat előírásai alapján.

4.12. Minőségirányítás

A minőségirányítás rendszer működtetéséért a konzorciumvezető, a projektmenedzserek, az operatív feladatok elvégzéséért a minőségirányítási megbízott felelnek.

A konzorcium azon intézményi tagjai számára, akik saját minőségirányítási rendszerrel és ISO minősítéssel rendelkeznek, az érvényes előírások teljes mértékben vonatkoznak, mely keretein belül a projektben meghatározott tevékenységek maradéktalanul végrehajthatóak.

4.13. Eltérések kezelése

Az eltérések kezelésével kapcsolatos szabályozást az intézményi leírások tartalmazzák. Az eltérésekkel kapcsolatos intézkedések végrehajtásáért az előfordulás szerinti terület vezetője a felelős.

4.14. Dokumentumok, feljegyzések, adatok kezelése, adatmentés

A nyomtatványok és a keletkezett dokumentumok kezelésére az intézményi szintű dokumentumok, feljegyzések, adatok kezelésére vonatkozó, valamint Iratkezelési Szabályzatai és előírásai az érvényesek a projekt követelményrendszere által meghatározott formák teljesítése mellett.

Bejövő/kimenő levelek, e-mailek, küldemények iktatására az intézet/tanszék titkárságán kerül sor.

Az intézet/tanszék projektben meghatározott tevékenységeivel, beszámolóival kapcsolatos adatok, az adminisztrációs, gazdasági adatok időszakos mentése meghatározott időközönként megtörténik CD/DVD adathordozóra való rögzítés útján.

4.15. Jogszabályi változások követése

A jogszabályi változásokról szóló minisztériumi, egyetemi és centrumszintű körlevelek az intézet/tanszék titkárságán iktatásra kerülnek, az Egészségügyi Közlöny az intézet/tanszék könyvtárában kerülnek tárolásra és nyilvántartásra.

A jogszabályi változásokról a konzorcium vezető és a projektmenedzserek tájékoztatják a projektben résztvevőket és a szükséges intézkedéseket megteszik.

Használatra kerül továbbá a belső egyetemi hálózatokon elérhető CD Jogtár.

4.16. Feljegyzések, formanyomtatványok

A projekt során használt dokumentumok.

5. A folyamat működésére jellemző indikátorok

Feljegyzések: